Hoe Stel Je een Verwerkersovereenkomst op die Voldoet aan de AVG in Nederland

Stel je voor: je hebt net je eigen bedrijf opgericht en bent druk bezig met het verzamelen van klantinformatie. Of je nu een freelancer bent, een webshop bent gestart of een al gevestigde ondernemer bent, je kunt niet om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heen. Een essentieel aspect van deze wetgeving is de verwerkersovereenkomst, die je moet opstellen wanneer je persoonsgegevens laat verwerken door een derde partij. Maar hoe ga je dat precies aanpakken? Wat moet er in zo'n overeenkomst staan? Geen zorgen, wij begeleiden je stap voor stap door dit proces.

Wat is een Verwerkersovereenkomst?

Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen jou (de verwerkingsverantwoordelijke) en een derde partij (de verwerker) die persoonsgegevens in jouw opdracht verwerkt. Deze overeenkomst zorgt ervoor dat beide partijen zich aan de regels van de AVG houden.

Waarom is een Verwerkersovereenkomst essentieel?

Je vraagt je misschien af: “Is een verwerkersovereenkomst echt nodig?” Het antwoord is volmondig: ja! Waarom?

1. Bescherming van persoonsgegevens: Je bent verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens die je verzamelt. De overeenkomst legt vast hoe de verwerker met deze gegevens omgaat.

2. Wettelijke verplichting: De AVG schrijft voor dat je zo’n overeenkomst moet hebben als je persoonsgegevens laat verwerken door een ander bedrijf.

3. Aansprakelijkheid: Het biedt helderheid over wie verantwoordelijk is in geval van een datalek of andere fouten.

4. Vertrouwen: Een goede verwerkersovereenkomst bevordert het vertrouwen tussen jou en je klanten.

Wat moet je in een Verwerkersovereenkomst opnemen?

Een verwerkersovereenkomst bestaat uit verschillende belangrijke onderdelen. Laten we deze eens bekijken.

1. Identiteiten van de partijen

Begin met de volledige namen en contactgegevens van zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker. Zorg ervoor dat de namen correct zijn en dat je de juiste contactpersoon vermeldt.

2. Dienstverlening en verwerking

Geef duidelijk aan welke diensten de verwerker aanbiedt en op welke wijze persoonsgegevens verwerkt worden. Maak dit zo specifiek mogelijk.

3. Doeleinden van de verwerking

Vermeld de specifieke doelen waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Dit kan variëren van marketing en klantenservice tot orderafhandeling.

4. Soorten persoonsgegevens

Geef een overzicht van de soorten persoonsgegevens die worden verwerkt. Denk aan naam, adres, e-mailadres, telefoonnummers, en eventueel ook gevoelige gegevens.

5. Beveiligingsmaatregelen

Maak duidelijke afspraken over de beveiligingsmaatregelen die de verwerker moet treffen. Dit kan variëren van encryptie tot fysieke beveiliging van serverruimtes.

6. Subverwerkers

Als de verwerker gebruikmaakt van subverwerkers, moeten hier ook afspraken over worden gemaakt. Dit betekent bijvoorbeeld dat de verwerker jou vooraf moet informeren en jouw goedkeuring nodig heeft.

7. Datalekken

Vermeld hoe er moet worden omgegaan met datalekken. De verwerker moet jou binnen een bepaalde termijn informeren als er een datalek heeft plaatsgevonden.

8. Duur van de overeenkomst

Geef aan hoe lang de overeenkomst geldig is en wat er met de persoonsgegevens moet gebeuren na beëindiging van de overeenkomst. Als ze de gegevens niet meer verwerken, moeten ze deze verwijderen of retourneren.

9. Aansprakelijkheid en geschillen

Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over de aansprakelijkheid van beide partijen als er iets misgaat.

Hoe stel je een Verwerkersovereenkomst op?

Nu we weten wat erin moet staan, hoe pak je dat in de praktijk aan? Volg deze stappen:

1. Bepaal de partijen: Maak een lijst van alle betrokken partijen.

2. Gebruik een sjabloon: Er zijn online sjablonen beschikbaar die je kunt gebruiken als basis. Pas deze aan aan jouw specifieke situatie.

3. Overleg met een jurist: Het is altijd verstandig om de overeenkomst door een jurist te laten controleren. Zo weet je zeker dat alles klopt en AVG-compliant is.

4. Ondertekenen: Zorg ervoor dat beide partijen de overeenkomst ondertekenen, bij voorkeur digitaal zodat deze gemakkelijk terug te vinden is.

Voorbeeldsituatie: Hoe ging het mis voor Peter?

Laten we het verhaal van Peter, een jonge ondernemer die net zijn marketingbedrijfje is gestart, bekijken. Hij ging samenwerken met een dataverwerkingsbedrijf. Omdat hij dacht dat hij het allemaal zelf wel kon regelen, besloot hij om het opstellen van een verwerkersovereenkomst te skippen.

Hij gaf het dataverwerkingsbedrijf allerlei persoonsgegevens van zijn klanten, zoals e-mailadressen en telefoonnummers. Totdat hij op een dag een e-mail kreeg van een klant die meldde dat zijn gegevens op straat lagen. Peter was in shock. Hoe kon dit gebeuren?

Zonder verwerkersovereenkomst kon hij geen verantwoording aan zijn klanten afleggen.

Hij werd aansprakelijk gehouden voor het datalek, en de schadeclaim kwam hard aan. Na dit incident schakelde hij eindelijk de hulp in van het team van LLex®. Dit leidde tot het opstellen van een solide verwerkersovereenkomst met zijn nieuwe verwerker. Nu voelt hij zich veel veiliger en kan hij zijn klanten met vertrouwen bedienen.

Conclusie

Een verwerkersovereenkomst is een cruciaal instrument om te voldoen aan de AVG. Het beschermt niet alleen de persoonsgegevens van jouw klanten, maar ook jou als ondernemer. Laat je niet verrassen door boetes of schadeclaims. Neem de tijd om een goede overeenkomst op te stellen.

Ben je liever zelf geen details aan het uitpluizen of heb je vragen? Bij LLex® staan wij altijd voor je klaar om je verder te helpen! Meld je zaak kosteloos in de app en gebruik de dossierchat voor direct contact met onze juristen, ook als je nog geen lid bent. We helpen je met alle liefde van A tot Z verder.

Waarom zou je het wiel zelf uitvinden? Meld je dossier nu gratis in de app. Onze juristen nemen het over waar nodig, reageren supersnel via de dossierchat en begeleiden je stap voor stap, zelfs als je nog geen lid bent van LLex®. Neem contact op via 085 060 5539 of info@llex.nl. Samen zorgen we ervoor dat jouw onderneming AVG-proof is en blijft.